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Digitalisierung von Unternehmen, Städte und Gemeinden

Intranet – Schaffen Sie sich Ihr eigenes Internet!

Das Internet ist heute in unserem westlichen Leben so geläufig wie Essen und gehört mittlerweile schon zu den Grundbedürfnissen unserer Gesellschaft.
Doch wie sieht es eigentlich mit dem Namensbruder Intranet aus? Hier wird es schon etwas schwieriger, denn kaum jemand kann mit diesem Begriff etwas anfangen, obwohl das Intranet eigentlich eine verdammt spannende Sache ist! Wir haben uns einmal ganz grundsätzlich mit dem Thema Intranet befasst und möchten Ihnen mit diesem Artikel einen kurzen Einblick in die Welt der Netze geben.

Was ist ein Intranet?

Intranet für Unternehmen, Städte und Gemeinden.Fangen wir einmal ganz am Anfang an und arbeiten wir uns Step by Step an das Thema heran. Was ist denn eigentlich so ein Intranet?

Ein Intranet wird in der Regel für interne Prozesse von Unternehmen, Organisationen, Schulen und Behörden genutzt. Dabei liegt der Nutzen darin, Informationen und Daten in einem geschlossenen Netz (Intranet), ähnlich wie beim normalen Internet, auszutauschen und dabei sicherzustellen, dass die Datensätze ausschließlich über eine sichere, nicht öffentliche Verbindung (Intranet) übertragen werden. Kurzgesagt, ein Intranet hat den gleichen Job wie das Internet: Datenübertragung. Nur, dass beim Intranet die Datenübertragung über ein geschlossenes Netzwerk stattfindet und demnach die Datensätze keinen Weg in das öffentliche Internet finden.

Dabei sollte gesagt werden, dass das Intranet natürlich nicht mit dem Internet gleichzusetzen ist, weil es einen ganz anderen Nutzen erfüllt und demnach auch andere Vorteile bietet. Während das Internet in erster Linie für Kommunikation und öffentlichen Informationsaustausch genutzt wird, dient das Intranet meistens einer kleinen Gruppe von Menschen und kann demnach auf die Ansprüche der jeweiligen Nutzer angepasst werden.

Was für Vorteile bietet ein Intranet?

Nachdem wir nun geklärt haben, was ein Intranet ist, wollen wir wissen welche Vorteile dieses heute bietet und wie vor allem Unternehmen und Städte / Gemeinden von den Vorteilen profitieren können.

Zunächst ist vor allem für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen (Schulen / Behörden) interessant, dass zwischen den Nutzern des jeweiligen Intranets eine beliebige Hierarchie möglich ist. Demnach können den Nutzern individuelle Rechte vergeben werden, beispielsweise abhängig von ihrem Aufgabengebiet oder ihrer Position. So wird sichergestellt, dass der jeweilige Nutzer auch nur das sieht, was er auch sehen darf.

Anders als früher, wo Intranets lediglich allgemeine Informationen überbringen sollten, besteht heute die Möglichkeit, dass Nutzer eines modernen Intranets die Kommunikation selbst mitgestalten. So können z.B. Mitarbeiter eines Unternehmens aktiv daran mitwirken, dass das hauseigene Intranet wächst und nicht nur Arbeitsprozesse optimieren, sondern auch an der internen sozialen Gestaltung des jeweiligen Unternehmens mitwirken.

Social Intranet: Das ist mit einem sogenannten „Social Intranet“ möglich, was im Grunde das „geschlossene Facebook“ für Unternehmen, Organisationen und Behörden ist. Hier können Nutzer sich aktiv mittels Direktnachrichten und Gruppenchats untereinander austauschen, Informationen und Medien teilen, Live-Streams durchführen, Gruppen bzw. Teams bilden und Dank mobiler Anwendung (App) von fast jedem Ort der Erde aus über das Smartphone / Tablet auf das Netzwerk zugreifen.

Dank Social Media Features können Nutzer sich untereinander austauschen, Gemeinsamkeiten und einen Experten für fast jede Frage finden. So kann die Zusammenarbeit auch in sehr großen Teams Spaß machen und Sie eröffnen einen neuen Kommunikationsweg für Ihre Mitarbeiter.

Social Intranet: Werbe- und Infovideo der Deutschen Bahn (youtube.com: Deutsche Bahn Konzern)

Neben dem sozialen Gedanken, kommt das Intranet aber auch in der alltäglichen Arbeit zum Einsatz und bietet große Vorteile zur Beschleunigung bürokratischer Vorgänge. So ist das Ablegen und Austauschen von Dokumenten über das hauseigene Intranet in Sekundenschnelle möglich und interne Arbeitsprozesse können Dank modernster Technik automatisiert werden. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Geschäftsprozesse wie Reisekostenabrechnungen oder Rechnungsprüfungen, die in Applikationen digital abgebildet werden.

Aber nicht nur für interne Zwecke wird das Intranet genutzt. Auch externe Personen können Dank des Intranets Vorteile genießen.

Extranet: So kann zum Beispiel Kunden und Partnern gesondert Zugriff gewährt werden, damit diese Dateien und Informationen einsehen können. Hierzu wird ein sogenanntes Extranet aufgesetzt, welches dazu gedacht ist, dass externen Nutzern eingeschränkter Zugriff auf Informationen gewährt werden kann. Ähnlich wie beim Intranet, können Sie auch beim Extranet genau bestimmen, welchen Nutzern Sie welche Informationen zur Einsicht offenlegen. So kann sichergestellt werden, dass externe Nutzer auch nur die Informationen zu Gesicht bekommen, die für sie gedacht sind.

Zusammengefasst ist das Intranet einer der größten Schritte in Richtung digitalisierter Arbeitswelt, wo Mitarbeiter sich über gesonderte soziale Netzwerke austauschen, Dokumente in Sekundenschnelle durch die ganze Republik verschicken werden, Mitarbeiter speziell für sie bereitgestellte Informationen einsehen können und wiederkehrende Geschäftsprozesse (z.B. Buchhaltung) automatisiert werden.

Wie können Unternehmen vom Intranet profitieren?

Ein Mitarbeiter kann immer nur so produktiv sein, wie es die Mittel zulassen die ihm zur Verfügung gestellt werden. Produktivität und die Optimierung von Arbeitsprozessen spielen vor allem bei Unternehmen eine besonders große Rolle – schließlich ist Arbeitszeit wiederum Geld für das jeweilige Unternehmen. Das Intranet kann für kleine-, mittelständige- und große Firmen ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung sein und Arbeitsprozesse nachhaltig beschleunigen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern das richtige Werkzeug an die Hand und mit einem Intranet die Möglichkeit Prozesse aktiv mitzugestalten.

Neben der Produktivität und stetigen Optimierung, profitieren Sie aber auch von der sozialen Komponente. Ihre Mitarbeiter können sich durch Social Media Features austauschen, ihre Kollegen besser kennenlernen und so dazu beitragen, dass ein gesundes, mitarbeiterfreundliches Arbeitsklima entsteht. Ebenso wird die Bindung Ihrer Mitarbeiter an das Unternehmen gestärkt, was dazu beiträgt, dass die Mitarbeiter ein stärkeres „Wir“-Gefühl entwickeln.

Aber auch wenn es um das Thema Sicherheit (Stichwort: Wirtschaftsspionage) geht, kann das Intranet eine wichtige Rolle spielen und einen sichereren Umgang mit sensiblen Informationen und Daten ermöglichen. Mit einem Intranet haben Sie Dank eines geschlossenen Netzwerks die Möglichkeit Ihre Daten noch besser zu schützen.

Zusammengefasst: Mehr Produktivität, automatisierte Prozesse, bessere Kommunikation, höhere Sicherheit, mehr Teamgeist Dank Social Media – Dinge die jeder Arbeitgeber gerne hört!

Wie können Städte / Gemeinden vom Intranet profitieren?

Wer kennt sie nicht, verstaubte Behörden, wo man das Gefühl bekommt, dass das Fax-Gerät gerade Hochkonjunktur feiert und das Internet im wahrsten Sinne des Wortes noch Neuland ist? Glücklicherweise müssen die Bürger diesen Anblick nicht mehr lange ertragen, denn immer mehr Städte und Gemeinden brechen auf und wagen den Schritt in die Digitalisierung. Mit einem Intranet können Städte und Gemeinden der Bürokratie den Kampf ansagen und als vernetzte Standorte in die digitale Zukunft starten.

Von diesem Aufbruch profitieren in erster Linie die unterschiedlichen Behörden und städtische bzw. staatliche Einrichtungen, die Dank des Intranets in Zukunft direkt miteinander vernetzt sind, was für eine behördenübergreifende Zusammenarbeit neue Möglichkeiten eröffnet und bürokratische Vorgänge deutlich beschleunigt. Aber auch mit Blick auf die Sicherheit, bietet ein Intranet gerade für staatliche Einrichtungen sehr große Vorteile, weil Angriffe von außen Dank eines geschlossenen Netzwerks deutlich schwieriger und aufwendiger sind. So können sensible Daten und Informationen sicher über ein lokales Netz übertragen und aufbewahrt werden, ohne dass diese den Gefahren des öffentlichen Internets ausgesetzt sind.

Eine Stadt, die sich erfolgreich mit einem Intranet digital vernetzt hat, ist die 22.000 Einwohner Stadt Lengerich in Westfalen. Von den Verwaltungsgebäuden, bis hin zu den Schulen und dem Jugendzentrum der Stadt – erfahren Sie in unserem Artikel „Intranet – Eine Stadt wird vernetzt“ wie Lengerich den digitalen Wandel meistert.

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